Über uns
Wir sind eine internationale, gemeinnützige Organisation, die den Aufbau von Kapazitäten im Bereich Logistik und Lieferkettenmanagement (LSCM) in Ländern mit niedrigem und mittlerem Einkommen unterstützt. Wir arbeiten global, um bedeutende soziale und wirtschaftliche Auswirkungen zu erzielen. Unser Team in der Hauptgeschäftsstelle spielt eine entscheidende Rolle dabei, diese Bemühungen voranzutreiben, und wir suchen eine gut organisierte und effiziente Assistenz (m/w/d) für Buchhaltung und Projektunterstützung, die unsere Aktivitäten verstärkt.
Stellenübersicht
Die Assistenz im Bereich Buchhaltung und Projektunterstützung wird in erster Linie das Team in der Hauptgeschäftsstelle bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und mit dem „Head of Finance and Project Support“ in Hamburg, Deutschland, zusammenarbeiten. Dazu gehören administrative, finanzielle und organisatorische Aufgaben, die das reibungslose Funktionieren des Teams gewährleisten sollen. Der ideale Kandidat (m/w/d) verfügt über Erfahrung in der Buchhaltung, positive Energie, ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Liebe zum Detail und eine proaktive Denkweise. Ihm/ihr ist es wichtig, gute Arbeit zu leisten, Verantwortung für seine/ihre Arbeit zu übernehmen und über sich hinauszuwachsen, um das Team zu unterstützen.
Hauptaufgaben
Buchhaltung und Zahlungen:
- Bearbeitung und Nachverfolgung aller eingehenden Rechnungen und Zahlungen, um eine fristgerechte und korrekte Bearbeitung sicherzustellen.
- Unterstützung bei der Buchführung über Finanztransaktionen und der Kostenabrechnung.
Verwaltung:
- Organisation und Pflege von physischen und digitalen Ablagesystemen.
- Aktualisieren von Datenbanken (z. B. CRM), Mailinglisten und Inventarsystemen
- Zusammenstellen, Kopieren, Sortieren und Ablegen von Aufzeichnungen über Bürotätigkeiten und Geschäftsvorgänge.
Veranstaltungsmanagement:
- Koordination der Logistik für interne und externe Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Buchung von Veranstaltungsorten und Vorbereitung von Materialien.
- Organisation von Reisen für Teammitglieder, Partner und Begünstigte, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln.
Allgemeine administrative Unterstützung:
- administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
- Ansprechpartner für Verwaltungsangelegenheiten mit externen Beteiligten.
- Verfassen und Verwalten von Briefen und Korrespondenz für die externe Kommunikation.
Anforderungen
- Ausgezeichnetes Englisch und Deutsch in Wort und Schrift (mind. B2/C1-Level)
- Nachgewiesene Erfahrung mit Buchhaltungsaufgaben wie Zahlungsabwicklung und Buchführung.
- Erfahrung im Umgang mit Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) und die Fähigkeit, sich schnell in andere Softwareprogramme einzuarbeiten.
- Große Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
- Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.
- Erfahrung in der Koordinierung von Veranstaltungen und Reisevorbereitungen ist von Vorteil.
Was wir bieten
- Die Chance, etwas zu bewirken, indem Sie Teil einer gemeinnützigen Organisation mit globaler Reichweite und Wirkung werden
- Ein wettbewerbsfähiges Gehalts- und Vergütungspaket sowie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Ein internationales Team, eine internationale Kultur und ein dynamisches Umfeld.
- Moderne Büros mit hervorragender Ausstattung und Lage, flexible Arbeitszeiten und die generelle Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten.
Wir schätzen Vielfalt
Wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.
Bewerbungs- und Auswahlverfahren
Um sich zu bewerben, nutzen Sie bitte unser Online-Bewerbungs-Formular bis zum 20. Januar 2025. hier gelangen Sie direkt zum Formular . Bitte laden Sie Ihren Lebenslauf, Ihre akademischen Zeugnisse und Ihr Anschreiben hoch. Zusätzlich können Sie Ihrer Bewerbung alle relevanten Unterlagen (z. B. Empfehlungsschreiben oder Auszeichnungen) beifügen. Die Bewerbungen werden einer Vorauswahl unterzogen und auf der Grundlage früherer Erfahrungen und akademischer Zeugnisse bewertet. Erfolgreiche Bewerbungen werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, bei dem ihre Kompetenzen und ihre Einstellung weiter bewertet werden. Alternativ können Sie sich auch über die Medien bei der Bundesagentur für Arbeit direkt auf unsere offene Stellenausschreibung bewerben.
Wir danken allen Bewerberinnen und Bewerbern für ihr Interesse; allerdings werden nur diejenigen, die für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wurden, kontaktiert und sollten bis spätestens 31. Januar.2025 eine Einladung zu einem Online-Interview erhalten.