Büroassistent/in

Stellenbeschreibung Back Office

Das Back Office Management unterstützt die Geschäftsleitung sowie die Bereiche HR, Finanzen und Administration im organisatorischen Tagesgeschäft und sorgt für strukturierte, verlässliche und effiziente Verwaltungsabläufe im Unternehmen.

Die Rolle bildet die organisatorische und kaufmännische Unterstützung im Hintergrund und trägt maßgeblich dazu bei, dass administrative Prozesse sauber, nachvollziehbar und termingerecht umgesetzt werden.

Das Back Office Management entlastet insbesondere:

•Geschäftsleitung

•HR

und schafft organisatorische Stabilität im Tagesgeschäft.

Hauptaufgaben

•Prüfung und Vorbereitung des Rechnungseingangs

•Digitale Ablage und Zuordnung von Rechnungen in DATEV

•Vorbereitung der Finanzbuchhaltungs-Exporte für das Steuerbüro

•Kommunikation mit dem Steuerbüro

•Pflege und Organisation der digitalen Dokumentenablage

•Allgemeiner Schriftverkehr und administrative Korrespondenz

•Nachhalten von Unterlagen, Rückmeldungen und Fristen

•Unterstützung bei administrativen Organisationsaufgaben

•Vorbereitung und Strukturierung kaufmännischer Unterlagen

•Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen Themen

•Verwaltung allgemeiner administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft

Arbeitsumfang

•Teilzeitstelle mit ca. 25 Stunden pro Woche

•idealerweise tägliche Anwesenheit mit ca. 5 Stunden pro Tag

•hohe Kontinuität und Verlässlichkeit im Tagesgeschäft wichtig

Wichtige Eigenschaften für die Rolle:

•strukturierte und genaue Arbeitsweise

•hohe Zuverlässigkeit

•Organisationsfähigkeit

•digitale Affinität

•selbstständiges Arbeiten

•Kommunikationsfähigkeit

•ruhige und lösungsorientierte Arbeitsweise

•sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen