Du übernimmst die Koordinierung und Organisation des Büroalltags
Du übernimmst die Terminplanung und Verwaltung der Geschäftsleitung
Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Telefonate)
Du bereitest Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen vor
Du überwachst und verwaltest alle Verträge und Zertifikate
Du koordinierst Schulungen
Du überwachst Deadlines
Du bist die Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und externen Partnern
Du betreust Besucher und Gäste
Du erstellst und pflegst wichtige Dokumente und bereitest Verträge vor
Du verwaltest die vertraulichen Unterlagen und Daten
Du übernimmst die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
Du erstellst Berichte, Präsentationen und Protokolle
Du koordinierst unsere Dienstleister
Du forderst die Einhaltung der Hausordnung / Brandschutz / Datenschutz und Erste Hilfe ein
Du überwachst die Projektzeitenerfassung der Mitarbeiter
Du erfasst Fehlzeiten im System und forderst die eAU an
Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeiter (Einforderung der erforderlichen Unterlagen für die Personalabrechnung
Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, prüfst Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
Du planst und organisierst interne und externe Events
Du betreust den Fuhrpark und kümmerst dich um alle notwenigen Termine
Dein Profil
Du hast mindestens 5 Jahre als Chefsekretärin oder Assistentin der Geschäftsleitung mit einem sehr breiten Aufgabenspektrum gearbeitet?
Du weißt genau, welche Tätigkeiten in diesem Job anfallen und kannst sie eigenständig und ohne ausführliche Einarbeitung durchführen?
Du kennst dich gut mit gesetzlichen Vorgaben der ordnungsgemäßen Rechnung aus?
Du hast bereits Erfahrungen gesammelt in einem papierlosen Büro?
Du bist Experte im Umgang mit Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint?
Du bist kreativ bei der Formulierung von Texten und Grafiken nach CI-Richtlinien?
Du kennst dich gut mit den Themen im Datenschutz aus und wendest entsprechendes Wissen sicher an?
Du hast bereits Erfahrungen bei der Einhaltung aller Vorgaben der ISO-Zertifizierungen 9001 sowie 27001 und unterstützt die Geschäftsleitung und die IT bei der Einhaltung der Richtlinien?
Du hast einen sehr guten Blick für wichtige Mails und bist jederzeit in der Lage Phishing-, Spam- oder Maleware-Mails zu erkennen und entsprechende Schutzmaßnahmen einzuleiten?
Du bist in der Lage, Verträge zu lesen, zu verstehen und eigenständig zu formulieren?
Du bringst Durchsetzungsvermögen mit und handelst entschieden, wenn es nötig ist?
Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch komplexe Abläufe im Blick?
Du schaffst es in jeder Lage den Überblick zu behalten und nichts vom Zettel zu verlieren?
Du bist in der Lage dem Vertrieb tatkräftig unter die Arme zu greifen?
Du bist in der Lage, tatkräftig im HR mit zu unterstützen?
Du bist in jeder Hinsicht diskret und vertraulich im Umgang mit sensiblen Informationen, bewahrst jederzeit Stillschweigen gegenüber den Mitarbeitern und Außenstehenden?
Du bist deinen Vorgesetzten gegenüber jederzeit loyal und zuverlässig?
Du bist in der Lage die Geschäftsleitung zu unterstützen, ihr den Rücken freizuhalten, um tatkräftig am Ausbau des Unternehmens mitzuwirken?
Du verfügst über ein verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift, das in jeder Hinsicht einem Muttersprachler entspricht?
Du hast keine Scheu mit den Kunden oder Lieferanten in der englischen Sprache zu kommunizieren?
Du besitzt einen gültigen Führerschein und fährst gern mit fremden Fahrzeugen, um Erledigungen zu übernehmen?
Wir bieten
flexible Arbeitszeiten und -modelle (VZ oder TZ)
kostenlose alkoholfreie Getränke, kleinere Snacks
1x im Monat eine entspannende Massage
kostenfreien Parkplatz auf dem Firmengelände
einen eigenen Arbeitsplatz in unserem Büro
einen unbefristeten Arbeitsvertrag
umfangreiches Aufgabengebiet
stetige Weiterbildung und Stärkung der Persönlichkeit
ein Team, welches gemeinsam am Erfolg arbeitet
ein Unternehmen, welches für die Zukunft aufgestellt ist
