Aufgabenbereiche
1. Controlling und Buchhaltung (ca. 30% der Tätigkeit)
- Unterstützung bei der Finanzbuchhaltung: Erfassen von Belegen, Überprüfung von Ein- und Auszahlungen, Vorbereitung von Steuerunterlagen.
- Pflege der Buchhaltungssoftware und Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen.
- Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen.
2. Administrative Assistenz, Einkauf und Personalverwaltung (ca. 40% der Tätigkeit)
- Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und das Team.
- Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Beschaffung von Büromaterial, Ablage).
- Annahme und Bearbeitung von Paketen und Lieferungen sowie Kommunikation mit Lieferdiensten.
- Unterstützung im Einkauf: Einholung von Angeboten, Bestellabwicklung, Nachverfolgung von Lieferungen sowie Pflege des ERP-Systems.
- Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben, z. B. Pflege von Urlaubskonten, Zeiterfassung und allgemeinen HR-Daten.
- Verwaltung von Verträgen und anderen administrativen Unterlagen.
- Entlastung der Geschäftsleitung bei Routineaufgaben und Dokumentation.
3. Office-/Projektmanagement und Service-Koordination (ca. 20% der Tätigkeit)
- Unterstützung bei Entwicklungs- und Förderprojekten: Nach Bedarf und Auslastung Zusammenarbeit mit den Technikern zur Organisation von Dokumentation und Terminen.
- Verantwortung für interne Büroprojekte, z. B. Beauftragung von Dienstleistern (Reparaturen, IT-Support), Prozessoptimierung und Verbesserung der internen Abläufe.
- Unterstützung bei der Koordination von Serviceprojekten, z. B. Terminierung von Einsätzen, Kommunikation mit Kunden und Nachverfolgung von Serviceanfragen.
- Organisation von Schulungen oder internen Veranstaltungen für das Team.
4. Marketingassistenz (ca. 10% der Tätigkeit)
- Unterstützung bei der Pflege der Website und des Social-Media-Auftritts.
- Erstellung und Überarbeitung von Marketingmaterialien (z. B. Broschüren, Präsentationen).
- Organisation von Messeauftritten oder anderen Marketingaktivitäten.
- Pflege und Aktualisierung des CRM-Systems mit Kundeninformationen.
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Controlling, Marketing oder vergleichbar.
- Erste Berufserfahrung in einem ähnlichen Umfeld (idealerweise in einem High-Tech- oder KMU-Umfeld).
- Kenntnisse in Buchhaltungs- und ERP-Systemen (z. B. DATEV, SAP Business One, Odoo).
- Erfahrung oder Bereitschaft zur Einarbeitung in Einkaufsprozesse, Personalverwaltung und Projektmanagement.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Talent.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Grundkenntnisse in Marketingtools (z. B. Canva, Adobe Suite, Content-Management-Systeme) sind von Vorteil.
- Teamfähigkeit, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Arbeitszeit
- Arbeitszeiten: Montag bis Freitag, 8:00–16:00 Uhr, um eine durchgehende Präsenz im Büro sicherzustellen (z. B. Annahme von Paketen, Betreuung von Lieferungen).
- Keine Homeoffice-Möglichkeit; Arbeit vor Ort am Standort Stuttgart.
Vergütung
- Abhängig von Erfahrung und Qualifikation; marktübliche Bezahlung für KMU im High-Tech-Bereich.
Berichtslinie
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.