Kaufmann/-frau - Büromanagement

keine Angabe
40 Stunden / Woche
unbefristet
Ab sofort
keine Angabe
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Sprachanforderungen

Beschreibung

Aufgabenbereiche

1. Controlling und Buchhaltung (ca. 30% der Tätigkeit)

  • Unterstützung bei der Finanzbuchhaltung: Erfassen von Belegen, Überprüfung von Ein- und Auszahlungen, Vorbereitung von Steuerunterlagen.
  • Pflege der Buchhaltungssoftware und Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen.
  • Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen.

2. Administrative Assistenz, Einkauf und Personalverwaltung (ca. 40% der Tätigkeit)

  • Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und das Team.
  • Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Beschaffung von Büromaterial, Ablage).
  • Annahme und Bearbeitung von Paketen und Lieferungen sowie Kommunikation mit Lieferdiensten.
  • Unterstützung im Einkauf: Einholung von Angeboten, Bestellabwicklung, Nachverfolgung von Lieferungen sowie Pflege des ERP-Systems.
  • Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben, z. B. Pflege von Urlaubskonten, Zeiterfassung und allgemeinen HR-Daten.
  • Verwaltung von Verträgen und anderen administrativen Unterlagen.
  • Entlastung der Geschäftsleitung bei Routineaufgaben und Dokumentation.

3. Office-/Projektmanagement und Service-Koordination (ca. 20% der Tätigkeit)

  • Unterstützung bei Entwicklungs- und Förderprojekten: Nach Bedarf und Auslastung Zusammenarbeit mit den Technikern zur Organisation von Dokumentation und Terminen.
  • Verantwortung für interne Büroprojekte, z. B. Beauftragung von Dienstleistern (Reparaturen, IT-Support), Prozessoptimierung und Verbesserung der internen Abläufe.
  • Unterstützung bei der Koordination von Serviceprojekten, z. B. Terminierung von Einsätzen, Kommunikation mit Kunden und Nachverfolgung von Serviceanfragen.
  • Organisation von Schulungen oder internen Veranstaltungen für das Team.

4. Marketingassistenz (ca. 10% der Tätigkeit)

  • Unterstützung bei der Pflege der Website und des Social-Media-Auftritts.
  • Erstellung und Überarbeitung von Marketingmaterialien (z. B. Broschüren, Präsentationen).
  • Organisation von Messeauftritten oder anderen Marketingaktivitäten.
  • Pflege und Aktualisierung des CRM-Systems mit Kundeninformationen.

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Controlling, Marketing oder vergleichbar.
  • Erste Berufserfahrung in einem ähnlichen Umfeld (idealerweise in einem High-Tech- oder KMU-Umfeld).
  • Kenntnisse in Buchhaltungs- und ERP-Systemen (z. B. DATEV, SAP Business One, Odoo).
  • Erfahrung oder Bereitschaft zur Einarbeitung in Einkaufsprozesse, Personalverwaltung und Projektmanagement.
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Talent.
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
  • Grundkenntnisse in Marketingtools (z. B. Canva, Adobe Suite, Content-Management-Systeme) sind von Vorteil.
  • Teamfähigkeit, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise.
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Arbeitszeit

  • Arbeitszeiten: Montag bis Freitag, 8:00–16:00 Uhr, um eine durchgehende Präsenz im Büro sicherzustellen (z. B. Annahme von Paketen, Betreuung von Lieferungen).
  • Keine Homeoffice-Möglichkeit; Arbeit vor Ort am Standort Stuttgart.

Vergütung

  • Abhängig von Erfahrung und Qualifikation; marktübliche Bezahlung für KMU im High-Tech-Bereich.

Berichtslinie

  • Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

Aufgabenbereiche 1. Controlling und Buchhaltung (ca. 30% der Tätigkeit) Unterstützung bei der Finanzbuchhaltung: Erfassen von Belegen, Überprüfung von Ein- und Auszahlungen, Vorbereitung von Steuerunterlagen. Pflege der Buchhaltungssoftware und Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen. Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen. 2. Administrative Assistenz, Einkauf und Personalverwaltung (ca. 40% der Tätigkeit) Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschä...

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