Ziele:
- Sicherstellung eines modernen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben
- Erledigung von Steuer- und Versicherungsfragen
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Unterstützung der Geschäftsleitung
- Beachtung der Qualitätspolitik und des Leitbildes des Pflegedienstes. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmensphilosophie
fachliche Qualifikation:
- körperliche und seelische Stabilität
- Ausgeglichenheit und Geduld
- positive Einstellung zur Arbeit mit pflegebedürftigen alten Menschen und Interesse an ihrer Biografie
- flexible, eigenständige und kreative Arbeit
- Kommunikationsfreude und empathische Fähigkeiten
- Fähigkeit Verantwortung wahrzunehmen
- Initiative und Einsatzbereitschaft
- Teamfähigkeit
- Konfliktfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
- Fähigkeit zur ständigen und umfassenden eigenen Fortbildung
- sicheres Auftreten und sprachliche Gewandtheit
Verwaltungs- und Organisationsaufgaben:
- Telefondienst
- Akten anlegen und führen
- Erledigung des Schriftverkehrs
- Vorbereitung von Sitzungen
- Anfertigung von Protokollen, Berichten und Aufstellungen
- Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
- Sichtung und Auswertung von Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleinere Recherchen durchführen
- Sammlung, Aufbereitung und Auswertung von Unterlagen und Dokumenten
- Vorbereitung von Besprechungen
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
- Abwicklung aller ein- und ausgehenden Aufträge
- Prüfung von Rechnungen auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit
- Klärung von möglichen Differenzen
- Erstellung von Rechnungen
- Bearbeitung von Reklamationen
- Kontrolle von Zahlungsterminen / Bearbeitung von Mahnungen
Lagerwirtschaft
- Kontrolle aller ein- und ausgehenden Materialien
- Kontrolle des Bestandes
- betriebliches Rechnungswesen
- Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Erstellung der Bilanz
- Erstellung der Investitions- und Instandhaltungsplanung
- Erfassung von Belegen
- Kontrolle der Konten
- Bearbeitung von Investitionen. Sicherstellung der Kostenkontrolle bei Investitionen
- Vorbereitung aller Dokumente für die abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt
- Abrechnung der Leistungen mit Kostenträgern und Patienten / Bewohnern
Lohn und Gehaltsabrechnung / Personalverwaltung
- Beachtung der tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen
- Ermittlung des Bruttoentgelts
- Ermittlung der Lohnfortzahlung
- Ermittlung der Abzüge
- Ermittlung der zu überweisenden Beträge
- Überweisung der Gehälter
- Führung der Personalakten
- Abrechnung von Dienstreisen und Außendiensttätigkeiten
- Mithilfe bei der Personalverwaltung (z.B. bei Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder Urlaubsplanung)
- Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung
- Bearbeitung von Bewerbungen, Einstellungen und Kündigungen
Kommunikations- und Kooperationsbeziehungen:
Die Fachkraft in der Verwaltung soll zu folgenden Personen und Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung aufrechterhalten:
- zur Geschäftsleitung
- zu der Pflegedienstleitung
- zu der Qualitätsbeauftragten
- zu den Altenpflegekräften
- zu den Haus- und Familienpflegern
- zu den Pflegehilfskräften
- zu den behandelnden Ärzten
- zu den Praktikanten
- zu den Angehörigen und sonstigen den Patienten nahe stehenden Personen
- zu den Seelsorgern