: Sekretär/in

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den zwölf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftler*innen aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Senckenberg am Meer in der Hafenstadt Wilhelmshaven ist das nördlichste Institut der Gesellschaft. Es kooperiert mit wichtigen Forschungseinrichtungen der deutschen Meeresforschung sowie Hochschulen und Universitäten. Direkt an der Nordsee gelegen, bietet der Standort Wilhelmshaven außerdem Naherholung in der unberührten Natur sowie ein großes kulturelles Angebot.   Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Abteilung Meeresforschung am Standort Wilhelmshaven eine engagierte     Assistenz (m/w/d) für die Abteilungsleitung Meeresforschung (in Vollzeit / Teilzeit mit mind. 75%)   Als Assistenz unterstützen Sie die Abteilungsleitung des Bereichs Meeresforschung bei allen Anforderungen im Organisationsalltag (Administration, Personal und Finanzen). Dazu gehört das Führen des Tagesgeschäfts des Sekretariats. Dies umfasst die kompetente Bearbeitung der Korrespondenz, die Planung von Terminen und Reisen, die Bearbeitung von Rechnungen sowie die Organisation des Büros.   Ihre Aufgaben Kontrolle in SAP: Überwachung und Abstimmung der Buchungen im Kernhaushalt sowie in den Drittmittelkonten der Abteilung in SAP – inklusive der Erfassung von Bestellanforderungen, der Kontierung (Sachausgaben, Reisekosten, Personalkosten, Overheads) sowie der Buchung von Wareneingängen und Kontrolle der Verwendungsnachweise Terminmanagement: Verantwortung für die Planung, Koordination und Verwaltung aller internen und externen Termine des Abteilungsleiters – einschließlich Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Besprechungen und die adäquate Erstellung von Arbeits- und Sitzungsunterlagen und Präsentationen Bearbeitung des Postverkehrs in digitaler und Papierform, inklusive Sortierung, Archivierung und Dokumentation Organisation und Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden und internationalen Gastforscher*innen – beispielsweise durch Koordination von Visums- und Unterkunftsanfragen, Einführung in administrative Abläufe und kontinuierliche Betreuung während ihres Aufenthalts Verwaltung der Gästezimmer, einschließlich Zimmervermietung und -abrechnung Beschaffung von Verbrauchsmaterialien (Reinigungsmittel, Hygienebedarf etc.) ****  Ihre Qualifikationen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation idealerweise ergänzt durch Weiterbildungen im Bereich Verwaltung, Controlling oder SAP-Anwendungen Kenntnisse und Erfahrung sekretariellen Tätigkeiten, beispielsweise Protokollführung, Telefonmanagement, Organisation von Meetings und allgemeiner administrativer Unterstützung Sehr gute MS-Office- und SAP-Kenntnisse sowie Zahlenaffinität Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Ausgeprägte Sozialkompetenz, hohe Serviceorientierung, Vertrauenswürdigkeit, Organisationsgeschick, ein freundliches Auftreten sowie Flexibilität und Teamfähigkeit – Eigenschaften, die in einem dynamischen, interdisziplinären Arbeitsumfeld von großem Vorteil sind Grundlegende Kenntnisse im Personalrecht sind ein Vorteil   Wir bieten eine attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer weltweit anerkannten Forschungseinrichtung selbstständiges Handeln in einem internationalen, motivierten und professionellen Umfeld flexible Arbeitszeiten – mobiles Arbeiten – Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) – einen Dienstausweis mit kostenfreiem Eintritt in die Senckenberg Museen – eine tarifliche Jahressonderzahlung – tariflichen Urlaubsanspruch – betriebliche Altersvorsorge       Ort:                                         Wilhelmshaven Beschäftigungsumfang:      in Vollzeit (40 Wochenstunden) / Teilzeit mit mind. 75% Vertragsart:                          Zunächst befristet für eine Dauer von 2 Jahren; eine Verdauerung wird angestrebt Vergütung:                            nach dem Tarifvertrag des Landes Hessen, TV-H     Senckenberg engagiert sich für Vielfalt. Wir profitieren von den unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiterinnen und freuen uns über jede Bewerbung qualifizierter Kandidatinnen, unabhängig von Alter, Geschlecht oder geschlechtlicher Identität, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Kultur der Zusammenar...