Das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie (MPI EVA) erforscht die Geschichte der Menschheit durch die vergleichende Analyse von Genen, Kulturen, kognitiven Fähigkeiten, Sprachen und sozialen Systemen vergangener und gegenwärtiger menschlicher Populationen sowie Gruppen dem Menschen nahe verwandter Primaten. Die Zusammenführung dieser Forschungsgebiete führt zu neuen Einsichten in die Geschichte, die Vielfalt und die Fähigkeiten der menschlichen Spezies. Das Institut vereint Wissenschaftler:innen verschiedenster Disziplinen, die sich von einem interdisziplinären Ansatz her mit der Evolution des Menschen beschäftigen.
Zur Unterstützung unseres Direktors Prof. Dr. Daniel Haun sowie als zentrale Anlaufstelle der Abteilung für vergleichende Kulturpsychologie am Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Vollzeit eine hochqualifizierte und engagierte Direktionsassistenz (m/w/d).
Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Eigeninitiative und Ihrem Kommunikationsgeschick tragen Sie dazu bei, dass wissenschaftliche Exzellenz auf höchstem Niveau reibungslos unterstützt wird.
Ihre Aufgaben
- Administrative Unterstützung: Sie sind die rechte Hand des Direktors und stellen die reibungslose Organisation aller administrativen Prozesse sicher.
- Termin- und Reisemanagement: Sie planen und koordinieren anspruchsvolle Terminstrukturen sowie Vortrags- und Forschungsreisen mit hoher Präzision.
- Kommunikation und Korrespondenz: Sie korrespondieren souverän und professionell auf Deutsch, Englisch und einer weiteren Fremdsprache mit internen und externen Partnern auf der ganzen Welt.
- Dokumentenmanagement: Sie erstellen, bearbeiten und verwalten Datenbanken, Berichte und Protokolle mit hoher Qualität und Sorgfalt.
- Schnittstellenmanagement: Sie pflegen und koordinieren die enge Zusammenarbeit mit Wissenschaftler:innen, Verwaltungsmitarbeiter:innen und externen Kooperationspartner:innen.
- Budgetkontrolle: Sie überwachen und verwalten das Abteilungsbudget in enger Abstimmung mit der Finanzabteilung.
- Onboarding & Personalprozesse: Sie sorgen für eine reibungslose Integration neuer Teammitglieder und unterstützen alle relevanten administrativen Prozesse.
- Eventorganisation: Sie planen und setzen internationale Konferenzen, Meetings und Workshops professionell um und koordinieren die Betreuung von Gästen.
Ihr Profil
- Ausbildung & Erfahrung: Sie haben ein abgeschlossenes Studium oder eine Ausbildung im Bereich Fremdsprachen, Büromanagement, Verwaltungswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation und mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld.
- Sprachkenntnisse: Sie haben verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; und sprechen eine weitere Fremdsprache.
- Organisationsgeschick: Sie behalten stets den Überblick, priorisieren Aufgaben selbstständig und arbeiten effizient und vorausschauend sowie mit maximaler Sorgfalt.
- Kommunikationsstärke & Diskretion: Sie treten sicher auf, sind serviceorientiert und absolut vertrauenswürdig.
- Technische Kompetenzen: Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie Erfahrung mit Verwaltungssoftware und digitalen Tools.
- Eigeninitiative & Belastbarkeit: Sie agieren proaktiv, flexibel und lösungsorientiert, auch bei hoher Arbeitslast.
- Teamgeist: Sie fühlen sich in einem internationalen Umfeld wohl und verstehen sich als unentbehrliche Stütze eines global vernetzten Teams.
Unser Angebot
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem weltweit führenden Forschungsinstitut.
- Gestaltungsspielraum und eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten, internationalen Team.
- Attraktive Vergütung gemäß Qualifikation und Aufgabenprofil bis zur Entgeltgruppe 9 TVöD Bund, inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
- Umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten durch die Max-Planck-Gesellschaft.
- 30 Tage Urlaubsanspruch, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester (24.12. und 31.12.).
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL) für Ihre Absicherung im Ruhestand.
- Flexible Arbeitszeiten und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre.
- Maßnahmen zur Work-Life-Balance, einschließlich Vermittlungshilfe für Kitaplätze.
- Deutschland-JobTicket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität.
- Einen mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz sowie kostenfreie Mitarbeiterparkplätze.
- Leben in Leipzig, einer der lebenswertesten Städte Deutschlands.
- Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der Möglichkeit einer Verstetigung.
Vielfalt und Chancengleichheit
Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich sehr für Chancengleichheit, Vielfalt sowie Geschlechtergerechtigkeit ein und hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Außerdem sind wir bestrebt, die Vielfalt unserer Beschäftigten in Bereichen zu erhöhen, in denen diese unterrepräsentiert sind, und ermutigen daher ausdrücklich Angehörige unterrepräsentierter Gruppen, sich zu bewerben.
Ihre Bewerbung
Sie begeistern Sich für die Mission des Institutes und sind bereit sich gemeinsam für die Erschaffung und Erhaltung eines optimalen Arbeitsumfeldes für das gesamte Team einzusetzen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevante Zeugnisse) in englischer Sprache zu mit der Angabe Ihres frühestmöglichen Arbeitsbeginns bei uns. Ende des Bewerbungszeitraums: 07. März 2025.
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbermanagementsystem über die Stellenausschreibung der Assistenz-Stelle auf unserer Career-Webseite (Link zum Bewerberformular am Ende der Ausschreibung) zu. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Weitere Informationen über uns finden Sie unter: MPI EVA