: Assistenz / Office-Management (m/w/d)

Für unsere Niederlassung in Karlsruhe suchen wir eine Assistenz im Office-Management, die den Büro-Alltag aktiv mitgestaltet. In dieser Rolle unterstützt du Führungskräfte und Mitarbeitende an mehreren Standorten und sorgst dafür, dass Organisation, Kommunikation und Abläufe zuverlässig funktionieren. Die Wall GmbH ist Spezialistin für Stadtmöblierung und Außenwerbung und gehört zur weltweit tätigen JCDecaux-Gruppe.

• Am Telefon und per E-Mail beantwortest du Anfragen und hältst die Kommunikation am Laufen

• Posteingang und -ausgang bearbeitest du zuverlässig und leitest alles richtig weiter

• Termine koordinierst du vorausschauend und planst Meetings sowie interne Events

• Damit alles aktuell bleibt, pflegst du Daten und behältst Fristen im Blick

• Besucher/innen empfängst du freundlich und kümmerst dich um die Bewirtung

• Reisen planst und buchst du und erstellst danach die Reisekostenabrechnungen

• Im Office-Management bestellst du Büromaterial und hältst alles gut organisiert

• Kostenvoranschläge holst du ein, Rechnungen prüfst du sorgfältig und bereitest die Bearbeitung vor

• Aufträge erstellst du und stimmst dich dabei mit Dienstleistern ab

• Vor Ort nimmst du Waren an und buchst sie im System (SAP)

• Als Ansprechperson unterstützt du den Service und arbeitest mit Dienstleistern sowie Geschäftspartnern zusammen

• Erfahrung als Assistenz (m/w/d) oder im Office-Management bringst du mit

• Eine kaufmännische Ausbildung hast du abgeschlossen oder du steigst als Quereinsteiger/in ein

• Serviceorientierung zeigst du im Alltag und bleibst auch bei viel Betrieb freundlich

• Sorgfalt und Qualitätsbewusstsein gehören zu deiner Arbeitsweise

• Selbstständig zu arbeiten fällt dir leicht und Verantwortung übernimmst du gerne

• Im Team kommunizierst du klar und zuverlässig

• MS Office nutzt du sicher, SAP-Kenntnisse sind ein Vorteil

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift hast du ebenfalls

📄 Unbefristeter Arbeitsvertrag und 30 Tage Urlaub
✨ Modernes Büro mit eigenem Raum, Laptop und Firmenhandy
🕗 Flexible Arbeitszeiten (Präsenzzeit 8–12 Uhr) und nach Absprache auch mobil arbeiten
🤝 Flache Hierarchien und offene Feedbackkultur
🚿 Duschen, Parkplätze und Sozialräume
💚 Gesundheitsangebote (z.B. Gesundheitstage, Sehtest, Grippeschutzimpfung, Massagen, Beratung)
🚲 Fahrradleasing und weitere Vergünstigungen
🎉 Mitarbeiterevents

🌍🌈 Wir sind offen für Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe und freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung. 🌈🌍